NOTAでは30秒ごとにページの更新状況を確認し、もし更新されていた場合には、自動的にページを読み直します。
また、ページ表示中に他のユーザーによる更新が検知された場合には、以降3分間は「チャットモード」となり、10秒間隔での更新確認を行います。
そのため、NOTAを使用すれば、ひとりひとりが離れた場所にいても、まるで同じ会議室にいるかのように、話し合ったり共同作業をしたりといったこともできます。
サークルや市民活動などのコミュニティにおいては、メンバーの人以外は閲覧できない、会員専用ページとしてNOTAを使用したい場合もあると思います。
そのようなコミュニティ内部の情報交換を目的とした使い方もできるように、NOTAにはユーザーアカウントを持っている人だけが閲覧できるようにする、第三者への閲覧制限機能が搭載されています。
通常、会員制ホームページを作成するにはWebサーバーなどの高度な設定が必要ですが、NOTAではNOTAの画面内からマウス操作だけで第三者への閲覧制限を設定することができます（閲覧制限設定は「管理者」の権限を持つユーザーアカウント保持者のみが実行できます）。
第三者への閲覧制限を解除する場合には、「このノータを第三者に公開しない」のチェックボックスを外して下さい。
第三者への閲覧制限が設定されたNOTAでは、ページを訪れた際には常にユーザーアカウント名とパスワードの入力が求められるようになり、認証後は常に編集画面での閲覧となります。。
NOTAではページ内の各部品について、誰が最初に作成したのかを簡単に確認することが出来ます。
また、作成日時と更新日時も一目で確認できます。
確認方法は、「編集画面」に入り、作成者情報を確認したい部品をマウスで選択するだけです。
左上の太字部分が作成者のユーザーアカウント名、その下の「作成」部分が作成日時です。更新された部品には、「作成」の下に「更新」が追加され、更新日時が表示されます。
NOTAではサイトを開設した管理人以外の人もページを編集することができます。しかし、ページを訪れた人全員がみんな、管理人と同じ編集操作を行えるわけではありません。
ユーザーアカウントを持っている人だけが、そのアカウントに許容された範囲の編集操作を行えるようになっています。
NOTAに用意されているユーザーアカウントは「管理者」「会員」「ゲスト」の3種類に分かれており、それぞれのアカウントで実行可能な操作は以下となっています。
| 管理者 | 会員 | ゲスト | |
|---|---|---|---|
| 追加書き込み | 可能 | 可能 | 可能 |
| 自分の部品の編集・削除 | 可能 | 可能 | 可能 |
| 他人の部品の編集 | 可能 | 可能 | 不可 |
| 新規ページの作成 | 可能 | 可能 | 不可 |
| 自分のページの削除 | 可能 | 可能 | 不可 |
| 他人の部品の削除 | 可能 | 不可 | 不可 |
| 他人のページの削除 | 可能 | 不可 | 不可 |
| ページの凍結 | 可能 | 不可 | 不可 |
| ユーザー管理 | 可能 | 不可 | 不可 |
| 第三者の閲覧制限 | 可能 | 不可 | 不可 |
「管理者」権限のユーザーは、新規アカウントの作成や他人が作成したページの削除など、NOTAサイトの運営に関わる操作権限を有しています。
そのため、「管理者」権限は信頼できる人にのみ発行してください。
各ユーザーアカウントの作成・権限変更などは、「管理者」権限を持つユーザーであれば誰でも行えます。
そのために、ひとつのNOTAサイトを複数の人が共同して管理・運営していくことが出来ます。
ユーザーアカウントの管理は、「編集画面」に移行してから、画面右の「一覧」にある「管理」タブで行います。
「管理」タブは以下の各項目から構成されています。
新規ユーザーアカウントの作成方法から説明します。
作成を中止する場合には、「戻る」ボタンを押します。
次に、既に作成されているユーザーアカウントの権限種類を変更する方法です。
もしユーザーが自分のユーザーアカウントのパスワードを忘れてしまった場合には、速やかに「管理者」権限を持つ人に連絡を取って再発行してもらってください。
「管理者」権限を持つ人は、上の「5-5-3.アカウントの権限変更」と同じ操作を行って下さい。
パスワードを紛失したユーザーには、操作2において入力したパスワードを連絡します。
ユーザーアカウントを持っている人がNOTAを使用しなくなった場合には、「管理者」権限を持つ人にアカウントの削除を要請して下さい。
「管理者」権限を持つ人は、以下の操作を行い、そのユーザーのアカウントを削除して下さい。
